La Técnica Pomodoro. Francesco Cirillo. 2020. 176 pp.
Prólogo a la segunda edición.
Recuerdo con claridad lo que sentí cuando ese pomodoro sonó por primera vez: me invadió una sensación de calma inusual e inexplicable. Había puesto el primero para que sonara a los dos minutos, no a los veinticinco que luego descubrí que eran los ideales. Mientras escribo este prólogo, me sigue acompañando el suave tictac del mismo temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro) que usé en esa ocasión.
Prólogo.
Las bases.Se me hizo evidente que la gran cantidad de distracciones e interrupciones y el bajo nivel de concentración y de motivación constituían la base de la confusión que me embargaba. Necesitaba una validación objetiva, un tutor del tiempo, y encontré uno en un temporizador de cocina con forma de pomodoro (tomate, en italiano). En otras palabras, encontré mi pomodoro.
El objetivo de la técnica pomodoro es ofrecer una herramienta o proceso sencillo para mejorar la productividad:
- Aliviar la ansiedad
- Mejorar la atención
- Refinar el proceso de estimación del tiempo
- Mejorar los procesos de trabajo
- Reforzar la determinación
Para aplicar la técnica pomodoro, solo necesitarás lo siguiente:
- Un pomodoro: un temporizador de cocina.
- Una lista de tareas para hoy.
- Un registro de pomodoros.
El pomodoro tradicional dura treinta minutos: veinticinco minutos de trabajo más cinco minutos de descanso.
Al principio de cada jornada, decide qué tareas del inventario de actividades quieres abordar, ordénalas por prioridad y anótalas en la lista de tareas para hoy.
El pomodoro jamás se puede dividir: no existe ni el medio pomodoro ni un cuarto de pomodoro. El pomodoro es la unidad atómica del tiempo. Norma: el pomodoro es indivisible.
Cada cuatro pomodoros, detén la actividad en la que estés trabajando y descansa durante más tiempo, entre quince y treinta minutos.
Una vez que hayas terminado una actividad, pasa a la siguiente de la lista y luego a la siguiente. Acuérdate de descansar entre pomodoro y pomodoro, y cada cuatro pomodoros.
La duración de un pomodoro (veinticinco minutos) parece lo suficientemente corta como para resistirnos a distraernos con interrupciones internas e interrupciones externas.
Las interrupciones internas suelen estar asociadas a una capacidad de concentración más bien escasa.
Hacer que las interrupciones sean claramente visibles. Cada vez que percibas que una posible interrupción se cierne sobre ti, dibuja un apóstrofo (’) en la hoja donde estés registrando los pomodoros.
"— Añadir la nueva actividad a la lista de tareas para hoy en el apartado de «Imprevisto y urgente»"
"— Añadir la actividad al inventario de actividades y marcarlo con una «I» (imprevisto);"
"actual. Una vez que hayas marcado el apóstrofo, sigue trabajando en la tarea hasta que suene el pomodoro."
"La mente que repasa esas actividades al final del pomodoro, de un grupo de cuatro pomodoros o de la jornada es distinta a la que las escribió."
"— Se pueden llevar a cabo durante el pomodoro siguiente (pero siempre medidas con pomodoros)"
"— Se pueden reprogramar para más adelante en la jornada,"
"— Se pueden pasar de pomodoro en pomodoro hasta el final de la jornada. Esto nos ayuda a aprender poco a poco a reconocer lo que es verdaderamente urgente."
"Si tienes que interrumpir"
"una cosa: dar por nulo el pomodoro actual,"
"proteger el pomodoro significa informar de manera eficaz, negociar con rapidez para reprogramar la interrupción y llamar a la persona que nos ha interrumpido cuando hayamos dicho que lo haremos."
"Las estimaciones siempre se deben hacer con pomodoros completos, por lo que no se permiten estimaciones del tipo «cinco pomodoros y medio»."
"actividades. Norma: si se requieren más de cinco a siete pomodoros, subdivide."
"Norma: si se requiere menos de un pomodoro,"
"pomodoro, suma."
"Anota los pomodoros disponibles en la lista de tareas para hoy"
"se eligen las tareas para el día y, si es necesario, se combinan varias."
"Escribe las actividades que hayas elegido por orden de prioridad en la lista de tareas"
"No tiene sentido añadir actividades más allá de la estimación total de ocho pomodoros. Si la cantidad de pomodoros valorados supera a la de pomodoros necesarios para completar las actividades, solo podemos tener en cuenta los pomodoros restantes una vez que hayamos terminado."
"Si has agotado los pomodoros estimados y necesitas más para terminar la tarea (error cuantitativo de subestimación), puedes hacer una de dos cosas.
— Proseguir y marcar los siguientes pomodoros sin tener en cuenta las nuevas estimaciones."
"Como las tareas no suelen durar más de siete pomodoros (norma: si se requieren más de cinco a siete pomodoros, subdivide),"
"— Medir la precisión de las estimaciones, analizar la diferencia entre el esfuerzo estimado y el esfuerzo real (error de estimación) de cada actividad.
— Destacar cuándo se han necesitado estimaciones adicionales (segundas o terceras estimaciones)."
"pequeño. El objetivo final es reducir el margen de error de la primera estimación."
"evolución"
"Puedes usar los primeros tres o cinco minutos de cada pomodoro para repasar brevemente lo que has aprendido desde el principio de la actividad (no solo en el último pomodoro) y, entonces, fijarlo en la memoria."
"Cuando la franja temporal termina, al igual que cuando suena el pomodoro, toda actividad debe cesar."
"el horario siempre prevalece sobre el pomodoro."
"el horario ha de incluir el tiempo libre que necesitas para recuperarte."
"De las ocho horas de trabajo o estudio, se han reservado dos pomodoros (una hora) para actividades organizativas y doce (seis horas) para actividades operativas."
"operativas."
"Una jornada de trabajo contiene varios pomodoros. ¿Cómo podrías organizarlos para que el día resulte más efectivo? La optimización del horario de trabajo es el resultado de un proceso continuado de observación y de feedback."
"El objetivo es reforzar tanto como sea posible el concepto de sucesión regular de actividad."
"Aplicar una estrategia de gestión del tiempo como la técnica pomodoro ofrece varios beneficios. Puede:
— Reducir la fricción entre los miembros del equipo.
— Reducir la necesidad de reuniones innecesarias.
— Proteger al equipo de interrupciones.
— Ayudar al equipo a terminar a tiempo sus objetivos y actividades."
"«si se requieren más de cinco a siete pomodoros,"
"subdivide»"
"como «informar, negociar, devolver la llamada»"
"sustentan el proceso."
"La técnica pomodoro tiene seis objetivos:
1. Averiguar cuánto esfuerzo requiere una actividad.
2. Reducir las interrupciones.
3. Estimar el esfuerzo que requerirá una actividad.
4. Aumentar la efectividad del pomodoro.
5. Establecer un horario.
6. Definir el propio objetivo de mejora personal."
"Cada microequipo tiene su propio pomodoro. La norma es un microequipo, un pomodoro."
"Un microequipo es un grupo de personas que trabajan en una misma actividad en un momento determinado."
"los microequipos cuentan con una persona responsable de la actividad y del microequipo dedicado a ella."
"cada una de las actividades a las que se dedican los microequipos cuenta con su propio pomodoro."
"Solo los miembros del equipo saben cuánto tiempo necesitan para prepararse para el siguiente pomodoro."
"con una frecuencia predeterminada (normalmente cada uno, dos o cuatro pomodoros), uno de los miembros de tu microequipo se intercambia con un miembro de otro microequipo."
"las rotaciones sistemáticas de los miembros del microequipo pueden ayudar a completar la actividad con mayor efectividad."
"— Compartir conocimiento.
— Compartir y mejorar las habilidades del equipo.
— Aumentar la versatilidad de los miembros del equipo.
— Mantener al equipo al día del progreso del objetivo y evitar reuniones innecesarias."
"Una foto por pomodoro. Solemos fotografiar cosas que no hemos entendido o que no hemos podido resolver durante ese pomodoro. O fotografiamos un resultado que hemos logrado."
"Las interrupciones son uno de los problemas más habituales y caros para los equipos: ceder ante una sola interrupción puede entorpecer el trabajo de todos."
"— Crear el «equipo del mostrador»"
"— Establecer un horario que especifique cuándo ayudará el equipo tras la cortina al equipo del mostrador."
"— Determinar la frecuencia de las rotaciones de pomodoro."
"Las ventajas de la práctica del mostrador"
"La práctica del ariete"
"TIEMPO DE APRENDIZAJE
Aprender a aplicar la técnica pomodoro no requiere tiempo. Para dominarla, se necesitan entre siete y veinte días de aplicación constante."
"cada equipo podía elegir la duración de su pomodoro, con la condición de que basaran la elección en observaciones de efectividad."
"El primer beneficio de aplicar la técnica pomodoro se hace evidente tras los primeros días, y es el aumento de la atención y de la concentración que surge de una percepción del tiempo distinta."
"aprendiendo a medirse a uno mismo,"
"medirse a uno mismo,"
"Lo importante es averiguar cómo pasar de cuatro a dos."
"Limítate a trabajar, registrar, observar y cambiar para mejorar,"
"qué no, retarte a ti mismo a completar una actividad concreta en el tiempo estimado."
"interrupciones"
"completar un único pomodoro diario es casi imposible."
"obligues, pomodoro tras pomodoro, a aumentar y (lo que es todavía más importante) a no reducir jamás el tiempo de trabajo ininterrumpido."
"La técnica pomodoro te permite mantener la atención en el pomodoro actual o, una vez que ha terminado, en el siguiente. La atención está en el aquí y en el ahora,"
"Si te sientes perdido, puedes dedicar un pomodoro a reflexionar, reordenar las prioridades y diseñar otro plan. Si tienes las ideas claras, pero te falta algo (ya sea decisión, valor...), no te quedes sentado esperando."
"Pon el pomodoro y empieza a trabajar."
"La mejora de la capacidad de estimación"
"— Mejora de las estimaciones cuantitativas,"
"— Mejora de las estimaciones cualitativas,"
"norma: si se requieren más de cinco a siete pomodoros, subdivide."
"«Los jefes de verdad empiezan a las 9.00, terminan a las 22.00 y no salen jamás de su despacho». Esta conducta extrema en el trabajo suele sentar unos cimientos sólidos para la frustración, la mala concentración y, por consiguiente, la falta de efectividad."
"parar y desconectar de las situaciones de trabajo continuadas que no mejoran ni la efectividad individual ni la del equipo."
"Parar se convierte en sinónimo de fuerza, no de debilidad."
"descargado las plantillas y las tablas de la página web de la técnica pomodoro?"
"— Todos y cada uno de los pomodoros son importantes."
"— No compitas contra el tiempo."
"Recuerda: el próximo pomodoro irá mejor."
"— Descansa."
"La pausa es el elemento estructural más importante de la técnica pomodoro."
"— Avanza objetivo a objetivo."
"No hay prisa. Tómate tu tiempo. Disfruta del proceso que te permite conseguir el objetivo actual."
"NORMAS
Un pomodoro consiste en veinticinco minutos más un descanso de cinco minutos.
Tras cada cuatro pomodoros, hay un descanso de entre quince y treinta minutos.
El pomodoro es indivisible.
No hay medios pomodoros ni cuartos de pomodoro.
Una vez empezado, el pomodoro tiene que sonar .
Si un pomodoro se interrumpe de forma definitiva, queda nulo.
Si completas una actividad durante un pomodoro, revísala hasta que el pomodoro suene.
Protege el pomodoro."
"Si se requieren más de cinco a siete pomodoros, subdivide."
"Si se requiere menos de un pomodoro, suma."
"Los resultados se logran pomodoro a pomodoro.
El horario siempre prevalece sobre el pomodoro.
Un microequipo, un pomodoro.
Cada microequipo tiene y gestiona su propio pomodoro.
El próximo pomodoro irá mejor."
